Politique de confidentialité
Ce que nous faisons des données, qui en est responsable, et comment exercer vos droits.
Responsable de traitement
Pour les données collectées via ce site (formulaire de démonstration, prise de contact), le responsable de traitement est Qlovya, société en cours d’immatriculation dont l’adresse du siège sera publiée dès son enregistrement. Il se contacte par notre formulaire.
Pour les données saisies dans l’application par un établissement client (relevés, plannings, pointages, contacts clients), le client est responsable de traitement et l’éditeur intervient en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Un accord de sous-traitance est annexé au contrat.
Données traitées et finalités
| Catégorie | Exemples | Finalité | Base légale |
|---|---|---|---|
| Prospect | Nom, société, courriel, téléphone, nombre de sites | Répondre à une demande de démonstration | Mesures précontractuelles |
| Compte client | Identifiants, établissement, rôle | Fourniture du Service | Exécution du contrat |
| Salariés du client | Nom, pointages, photo de pointage, heures, absences | Suivi du temps de travail pour le compte du client | Obligation légale et intérêt légitime du client |
| Saisies sanitaires | Relevés, actions correctives, auteur, horodatage | Preuve de maîtrise sanitaire | Obligation légale du client |
| Assistant du site | Le texte de la question posée et la réponse produite | Répondre au visiteur et repérer ce que le site explique mal | Intérêt légitime |
| Contacts fidélisation | Courriel, participation aux jeux, consentement | Animation commerciale du client | Consentement du client final |
Photo de pointage
La prise d’une photo au moment du pointage est une option désactivable par l’établissement depuis son back-office. Lorsqu’elle est activée, la photo sert uniquement à lever un doute sur l’identité de la personne qui badge. Le client qui l’active doit en informer ses salariés et vérifier la proportionnalité de ce traitement au regard des recommandations de la CNIL.
Durées de conservation
- Données de prospection : trois ans à compter du dernier contact, conformément à la recommandation de la CNIL en matière de prospection.
- Registres sanitaires : conservés pendant toute la durée du contrat, avec un historique consultable de trois ans — durée retenue pour couvrir un contrôle portant sur les exercices antérieurs.
- Données de pointage : le décompte des heures est conservé un an (article D3171-16 du code du travail) ; les éléments de paie cinq ans (article L3243-4).
- Questions posées à l’assistant du site : trente jours, puis effacées. Elles ne sont rattachées à aucune identité — ni adresse IP, ni cookie, ni identifiant de visiteur.
- Contacts fidélisation : jusqu’au retrait du consentement, et au plus trois ans après le dernier contact.
- Après résiliation : suppression sous trente jours, après mise à disposition d’un export complet en PDF et en CSV.
Destinataires et sous-traitants
Les données ne sont ni vendues ni cédées. Elles sont accessibles aux personnels habilités de l’éditeur et aux sous-traitants techniques strictement nécessaires au fonctionnement du Service, à savoir un hébergeur de base de données établi dans l’Union européenne, un hébergeur des pages du site, un service d’acheminement des courriels et un service de lecture automatique des documents déposés par le client. Ces derniers ne conservent pas les documents transmis et ne s’en servent pas pour entraîner leurs modèles.
La liste nominative à jour de ces sous-traitants, avec leurs pays d’hébergement, est communiquée sur simple demande.
Transferts hors Union européenne
Trois de ces sous-traitants sont établis aux États-Unis : celui qui héberge les pages du site, celui qui achemine les courriels et celui qui lit automatiquement les documents. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, intégrées aux conditions de traitement de ces prestataires.
La base de données — registres sanitaires, fiches de personnel, photographies — reste hébergée dans l’Union européenne, en Irlande, et ne fait l’objet d’aucun transfert.
Sécurité
Chiffrement des échanges, cloisonnement des données entre établissements, journalisation des accès et authentification nominative. Les saisies sont horodatées et attribuées à leur auteur, sans possibilité de suppression silencieuse.
Vos droits
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité. Ces droits s’exercent par notre formulaire. Si vous êtes salarié d’un établissement utilisant Qlovya, adressez votre demande à votre employeur, responsable de traitement ; nous l’assistons dans sa réponse.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.
Cookies et stockage local
Ce site ne dépose aucun cookie. Vérifié à la source : le serveur n’en émet aucun et le code n’en écrit aucun. Il n’y a donc ni traceur de mesure d’audience, ni traceur publicitaire, ni bouton de réseau social — et c’est pourquoi aucun bandeau de consentement n’est présenté.
L’application conserve en revanche quelques informations dans la mémoire locale de votre navigateur, sans lesquelles elle ne pourrait pas fonctionner :
- votre session de connexion, pour ne pas redemander votre mot de passe à chaque écran ;
- le code de l’établissement ouvert sur la tablette, et son nom, pour que l’écran reste utilisable si le réseau tombe ;
- les photographies en attente d’envoi, conservées le temps que la connexion revienne, afin qu’une preuve prise en cuisine ne soit jamais perdue ;
- vos réglages d’impression et d’affichage.
Ces informations restent dans votre navigateur, ne sont lues par personne d’autre et disparaissent lorsque vous videz les données du site. Étant strictement nécessaires au service que vous demandez, elles sont dispensées de consentement au sens de l’article 82 de la loi Informatique et Libertés. Si une mesure d’audience venait à être ajoutée, cette section serait mise à jour et votre consentement recueilli au préalable.